Tự động xác nhận chuyển khoản cho shop là cơ chế để hệ thống tự nhận biết khoản tiền khách vừa chuyển thuộc về đơn hàng nào, rồi tự đổi trạng thái đơn sang đã thanh toán mà không cần nhân viên mở ứng dụng ngân hàng dò từng giao dịch. Đơn được tạo ở trạng thái chờ thanh toán, tiền về tài khoản, hệ thống khớp giao dịch với đơn hàng theo số tiền và mã đơn, đơn tự chuyển trạng thái. Phần việc của người bán thu hẹp lại còn đúng nhóm đơn bất thường.
Cách xác nhận tay đang ngốn người thế nào
Hầu hết shop bán online hiện vẫn xác nhận thanh toán theo quy trình quen thuộc: khách chuyển khoản xong thì chụp màn hình giao dịch gửi qua tin nhắn, nhân viên mở ứng dụng ngân hàng, cuộn danh sách giao dịch tìm khoản khớp số tiền, đọc nội dung xem có đúng mã đơn không, rồi quay lại đánh dấu đơn đã thanh toán. Quy trình này vỡ trận đúng vào lúc shop đông đơn nhất.
Vấn đề đầu tiên nằm ở ảnh chụp màn hình. Ảnh khách gửi có thể là ảnh của giao dịch cũ, ảnh từ đơn khác, hoặc tệ hơn là ảnh đã chỉnh sửa. Muốn chắc chắn, nhân viên phải đối chiếu lại trong ứng dụng ngân hàng, mà đó chính là bước ngốn thời gian nhất. Vấn đề thứ hai là trùng lặp: hai đơn khác nhau hoàn toàn có thể trùng số tiền, và chỉ cần ghi nhầm một dòng là tiền của khách này bị tính cho đơn của khách khác.
Vấn đề thứ ba là phân quyền. Tài khoản nhận tiền thường chỉ do chủ shop hoặc một người giữ. Sale chốt được đơn nhưng không tự kiểm tra được tiền đã về chưa, phải nhắn hỏi qua lại, khách chờ, đơn chậm đi. Cuối ngày, người bán còn phải tổng kết lại đơn nào đã có tiền, đơn nào chưa, và sai sót thường chỉ lộ ra khi khách khiếu nại.
Luồng tự động chạy từng bước
Bước 1: đơn sinh ra kèm mã riêng. Mỗi đơn khi được tạo đều mang một mã đơn duy nhất và ở trạng thái chờ thanh toán. Mã đơn là căn cứ để hệ thống nhận diện khoản tiền sẽ về thuộc về đơn nào.
Bước 2: khách thanh toán theo thông tin của chính đơn đó. Cách gọn nhất là mỗi đơn một mã QR động chứa sẵn thông tin thanh toán: khách mở ứng dụng ngân hàng, quét mã là đủ, không phải gõ số tài khoản, không phải nhập số tiền, không phải tự viết nội dung chuyển khoản. Khách vẫn chuyển theo cách thường thì nội dung chuyển khoản cần chứa mã đơn.
Bước 3: tiền về và giao dịch được đồng bộ. Khi tiền vào tài khoản, giao dịch được Pay2S đồng bộ từ ngân hàng về hệ thống. Pay2S đồng bộ giao dịch từ 8 ngân hàng, trong đó 5 ngân hàng có công văn hợp tác công khai gồm Vietcombank, MB Bank, ACB, BIDV và OCB. Kết nối phía Vietcombank qua VCB OneQR được trình bày trong bài biến động số dư tự động Vietcombank.
Bước 4: hệ thống khớp và đổi trạng thái đơn. Pay2S đối soát bằng cách khớp giao dịch ngân hàng với đơn hàng theo số tiền và mã đơn trong nội dung chuyển khoản. Giao dịch khớp đủ điều kiện thì đơn tự đổi trạng thái sang đã thanh toán, nhân viên nhìn danh sách là biết đơn nào sẵn sàng đóng gói. Giao dịch chưa khớp thì rơi vào nhóm ngoại lệ chờ người xử lý, thay vì trộn lẫn vào danh sách chung.
Bước 5: các khâu sau chạy tiếp. Đơn đã xác nhận thanh toán là điểm khởi đầu cho chuẩn bị hàng, giao vận chuyển và phát hành hóa đơn. Toàn bộ chuỗi từ lúc tiền về đến lúc hóa đơn được phát hành nằm trong bài hóa đơn tự động là gì, và riêng khâu hóa đơn được đi sâu trong bài xuất hóa đơn tự động sau khi khách thanh toán.
Muốn khớp tự động thì đơn phải có gì
Một, đơn phải có mã riêng và mã đó phải xuất hiện trong giao dịch. Hệ thống khớp theo mã đơn trong nội dung chuyển khoản, nên khách chuyển tiền mà không mang theo mã đơn thì giao dịch thiếu căn cứ để gắn vào đơn. Đây là lý do mã QR động theo đơn là cách chắc chắn nhất: thông tin thanh toán đã chứa sẵn mã, khách không thể gõ thiếu hay gõ sai.
Hai, số tiền chuyển phải đúng số tiền của đơn. Khớp số tiền là điều kiện đầu tiên trong đối soát. Khách chuyển thiếu vì làm tròn, trừ nhầm phí, hay gộp hai đơn thành một lần chuyển đều làm giao dịch lệch điều kiện khớp và rơi xuống nhóm ngoại lệ. Shop nên báo rõ số tiền cần chuyển ngay khi gửi thông tin thanh toán.
Ba, tài khoản nhận tiền phải là tài khoản đã kết nối đồng bộ. Giao dịch chỉ tự chảy về hệ thống khi tài khoản nhận tiền đã liên kết với Pay2S. Khách chuyển nhầm sang một tài khoản khác của shop chưa kết nối thì tiền vẫn về, nhưng hệ thống không nhìn thấy giao dịch để khớp.
Bốn, trạng thái đơn phải được quản lý trên cùng một hệ thống. Việc đổi trạng thái chỉ có ý nghĩa khi sale, kho và kế toán cùng nhìn vào một danh sách đơn thống nhất. Mỗi người giữ một bảng tính riêng thì tự động hóa ở khâu xác nhận cũng không cứu được sự lệch nhau ở khâu sau.
Những đơn nào vẫn cần người xử lý
Tự động xác nhận không có nghĩa là mọi đơn đều qua tay máy. Một nhóm đơn luôn cần người xem xét, và giá trị của tự động hóa là gom đúng nhóm này lại thay vì bắt người rà toàn bộ.
Đơn chuyển thiếu hoặc chuyển thừa tiền. Hệ thống không tự quyết thay người bán: thiếu tiền thì giao tiếp hay chờ đủ, thừa tiền thì hoàn lại hay trừ vào đơn sau, đó là quyết định kinh doanh.
Giao dịch không mang mã đơn. Khách chuyển tiền mà nội dung trống hoặc không liên quan thì giao dịch rơi vào nhóm chờ xử lý. Người bán đối chiếu thêm bằng số tiền, thời gian và lịch sử trao đổi với khách để gắn đúng đơn.
Đơn đã hủy nhưng khách vẫn chuyển tiền. Tiền về thật nhưng đơn không còn hiệu lực, cần người liên hệ khách để hoàn tiền hoặc chuyển khoản đó sang đơn mới theo thỏa thuận.
Khách chuyển nhầm tài khoản hoặc nhầm người nhận. Tiền đi sang tài khoản chưa kết nối đồng bộ thì giao dịch không xuất hiện trong hệ thống, chỉ được phát hiện khi khách phản ánh, và vẫn phải tra soát thủ công với ngân hàng như trước.
Khối lượng của nhóm ngoại lệ nhỏ hơn nhiều so với toàn bộ đơn trong ngày: thay vì dò từng giao dịch, người bán chỉ mở danh sách ngoại lệ và xử lý những khoản có vấn đề thật sự.
Câu hỏi thường gặp
Khách không ghi mã đơn thì đơn có tự xác nhận được không?
Không chắc chắn. Hệ thống khớp giao dịch với đơn theo số tiền và mã đơn trong nội dung chuyển khoản, nên giao dịch thiếu mã đơn thường rơi vào nhóm ngoại lệ chờ người xử lý. Để hạn chế tình huống này, shop nên gửi khách mã QR động của đơn, vì thông tin thanh toán đã chứa sẵn mã và khách chỉ cần quét.
Hai đơn trùng số tiền thì hệ thống có xác nhận nhầm không?
Số tiền chỉ là một trong hai căn cứ khớp. Giao dịch gắn vào đơn khi khớp cả số tiền lẫn mã đơn, nên hai đơn trùng số tiền vẫn phân biệt được nhờ mã đơn riêng. Nếu cả hai giao dịch đều không mang mã đơn, chúng rơi vào nhóm ngoại lệ để người kiểm tra thay vì hệ thống tự gán bừa.
Đơn tự xác nhận thanh toán rồi thì có xuất hóa đơn tự động được không?
Được, nếu shop dùng gói có tính năng này. Trên Pay2S, gói Basic 150.000 đồng/tháng trở lên có xuất hóa đơn tự động khi đơn đã xác nhận thanh toán, kết nối 6 nhà cung cấp hóa đơn điện tử gồm Mắt Bão, Viettel, Bkav, MISA, FPT và M-Invoice, không thu phí theo giao dịch. Pay2S do FUTE phát triển và không giữ tiền của người bán, tiền nằm tại ngân hàng.
Bắt đầu bỏ khâu dò giao dịch khỏi ngày làm việc
Nếu shop đang mất người cho việc dò tiền mỗi ngày, điểm bắt đầu là kết nối tài khoản nhận tiền với Pay2S và phát mã QR động theo từng đơn để giao dịch luôn mang đủ thông tin khớp. Hóa Đơn Tự Động là đại lý tư vấn triển khai Pay2S, hỗ trợ cấu hình ban đầu khi đăng ký qua liên kết đại lý hoặc gọi 0979990560. Website là đại lý nên có hoa hồng khi bạn đăng ký qua liên kết này; giá gói và tính năng không đổi so với đăng ký trực tiếp với hãng.
