Tự động hóa hóa đơn Pay2S không đồng nghĩa với việc phát hành ngay mọi đơn hàng. Mô hình an toàn là kiểm tra điều kiện, tạo nháp, theo dõi hàng chờ và nhật ký, sau đó mới cân nhắc tự phát hành. Cách triển khai này giúp doanh nghiệp nhìn thấy lỗi dữ liệu trước khi hóa đơn thật được ký và cấp số.
Tài liệu Pay2S cho phép cấu hình tự tạo nháp, tự phát hành sau khi tạo nháp, dùng tên người thanh toán, tự kiểm tra mã số thuế, đối chiếu thanh toán trước phát hành và hàng hóa mặc định. Bài viết trên hoadontudong.com.vn sắp xếp các tùy chọn thành một lộ trình vận hành để đội kế toán và kỹ thuật cùng kiểm tra được.
Bắt đầu bằng tự tạo nháp
Khi bật tự tạo nháp, Pay2S chỉ tạo bản nháp cho đơn đáp ứng đủ điều kiện. Đây là chế độ nên dùng đầu tiên vì kế toán có thể xem người mua, hàng hóa, PDF và lý do lỗi trước khi phát hành. Trong vài ngày đầu, hãy theo dõi Hàng chờ, Nhật ký và số lượng đơn không đủ điều kiện. Những lỗi lặp lại thường chỉ ra vấn đề ở quy tắc hàng hóa, mẫu mặc định, dữ liệu người mua hoặc kết nối.
Tự phát hành sau khi tạo nháp là bước rủi ro cao hơn. Khi bật trên Production, hóa đơn thật có thể được ký và cấp số mà không cần xác nhận thủ công. Chỉ bật sau khi chế độ tự tạo nháp đã ổn định, dữ liệu đã được kế toán duyệt và doanh nghiệp có quy trình xử lý khi provider trả lỗi. Hướng dẫn tổng thể hóa đơn tự động Pay2S có checklist trước Production để đối chiếu.
Điều kiện, dữ liệu người mua và thanh toán
Một đơn chỉ được tự xử lý khi đã thanh toán thành công, có yêu cầu xuất hóa đơn, phát sinh sau thời điểm bật tự động hóa, kết nối đang bật và kiểm tra thành công, có mẫu mặc định hoặc cửa hàng được gán mẫu, có hàng hóa hợp lệ hoặc hàng hóa mặc định, và tổng hàng hóa cùng thuế khớp số tiền đã thanh toán. Nếu có nhiều kết nối, cần chọn kết nối mặc định cho đơn không gắn cửa hàng.
Khi bật kiểm tra mã số thuế, chỉ trạng thái 00 mới tiếp tục luồng tự động. Khi bật đối chiếu thanh toán trước phát hành, Pay2S kiểm tra đúng mã giao dịch liên kết với đơn, tài khoản nhận và số tiền; lệch một đồng cũng có thể giữ lại để kiểm tra. Dữ liệu người mua được ưu tiên từ đơn, sau đó tra cứu để bổ sung, rồi mới dùng tên người chuyển khoản theo tùy chọn. Không tìm thấy giao dịch tạm thời cũng không đồng nghĩa khách chưa thanh toán.
Triển khai theo từng nấc và kiểm soát ngoại lệ
Quy trình an toàn gồm thử Sandbox, bật tự tạo nháp, theo dõi vài ngày, sửa quy tắc hàng hóa, kiểm tra lại PDF và chỉ sau đó bật tự phát hành. Đội kỹ thuật nên ghi lại số đơn vào hàng chờ, thời điểm cron chạy, số bản nháp lỗi và số hóa đơn cần đối soát. Đội kế toán cần có người chịu trách nhiệm xác nhận dữ liệu và quyền chuyển từ nháp sang phát hành.
Đơn không đủ điều kiện nên ở lại Hàng chờ để xử lý hoặc lập thủ công, không bị xóa khỏi hệ thống chỉ vì không chạy tự động. Khi lỗi đến từ trạng thái thuế, sửa thông tin người mua; khi lỗi đến từ tổng hàng, sửa quy tắc; khi lỗi đến từ thanh toán, mở giao dịch và đối chiếu lại. Bài đối soát hóa đơn tự động Pay2S trình bày cách phân loại các trường hợp này.
Checklist vận hành nhanh
Sandbox được kiểm tra trước khi bật bất kỳ luồng Production nào.
Tự tạo nháp chạy ổn định trước khi cân nhắc tự phát hành.
Mẫu, hàng hóa, người mua, MST và tổng tiền đều có điều kiện rõ ràng.
Đối chiếu thanh toán dựa trên mã giao dịch, tài khoản nhận và số tiền.
Cron, Hàng chờ, Nhật ký và PDF được theo dõi định kỳ.
Có người chịu trách nhiệm phê duyệt khi chuyển sang phát hành thật.
Câu hỏi thường gặp
Có nên bật tự phát hành ngay không?
Không. Hãy chạy tự tạo nháp trước, theo dõi dữ liệu và xác nhận của kế toán rồi mới bật tự phát hành Production.
Đơn nằm trong Hàng chờ có bị mất không?
Không. Đơn chưa đủ điều kiện vẫn được giữ trong Hàng chờ để kiểm tra hoặc lập hóa đơn thủ công.
Đối soát thanh toán có chỉ kiểm tra số tiền không?
Không. Pay2S còn kiểm tra mã giao dịch đã liên kết và tài khoản nhận; không dò giao dịch chỉ bằng số tiền.
Tự động hóa hóa đơn Pay2S có hai mức chính: tự tạo nháp và tiếp tục phát hành sau khi tạo nháp thành công. hoadontudong.com.vn pay2s hướng dẫn từng nhóm tùy chọn để doanh nghiệp chọn mức phù hợp với chất lượng dữ liệu.
Bắt đầu bằng tự tạo nháp
Mở cấu hình Tự động hóa của kết nối phù hợp, bật tự tạo hóa đơn nháp và chưa bật tự phát hành. Chế độ này giúp kế toán xem người mua, tên hàng, thuế và PDF trước khi ký, cấp số.
Khi dữ liệu đã được kiểm tra ổn định, có thể chọn tự phát hành sau nháp. Trên Production, hóa đơn thật có thể được phát hành mà không cần xác nhận thủ công từng lần. Doanh nghiệp cần thống nhất người chịu trách nhiệm và thời điểm lập hóa đơn trước khi bật.
Điều kiện để đơn được tự xử lý
Đơn đã thanh toán thành công và có yêu cầu xuất hóa đơn.
Đơn phát sinh sau thời điểm bật tự động hóa.
Kết nối đang bật, đã kiểm tra thành công.
Có mẫu mặc định hoặc mẫu gán cho cửa hàng.
Có hàng hóa hợp lệ hoặc cấu hình hàng mặc định phù hợp.
Tổng hàng hóa và thuế khớp số tiền đã thanh toán.
Đạt kiểm tra MST và thanh toán nếu các tùy chọn đó đang bật.
Với đơn không gắn cửa hàng, khi chỉ có một kết nối đang hoạt động và đã kiểm tra hợp lệ, Pay2S có thể tự dùng kết nối đó. Khi có nhiều kết nối, cần chọn kết nối mặc định. Xem cấu hình kết nối và mẫu.
Dữ liệu người mua được ưu tiên thế nào?
Thông tin gửi cùng đơn được ưu tiên. Kết quả tra cứu MST bổ sung phần thiếu. Nếu bật dùng tên người thanh toán, tên chuyển khoản chỉ dùng cho họ tên người mua; tên đơn vị, MST và địa chỉ hợp lệ vẫn được giữ.
Khi không có bộ thông tin người mua phù hợp, hệ thống dùng “Bán cho người tiêu dùng”. Đọc hướng dẫn dữ liệu người mua để tránh thông tin doanh nghiệp bị thiếu trên đầu ra.
Tùy chọn tự động kiểm tra MST
Khi đơn có MST và bật tùy chọn kiểm tra, chỉ trạng thái 00 được tiếp tục tự động. Trạng thái khác giữ đơn trong Hàng chờ. Tra cứu mới bổ sung phần dữ liệu còn thiếu, không tùy tiện ghi đè dữ liệu hợp lệ và không dùng cache cho lần phát hành sau.
Đối chiếu thanh toán trước phát hành
Khi bật, hệ thống kiểm tra đúng mã giao dịch đã liên kết với đơn, tài khoản nhận và số tiền. Không tìm giao dịch chỉ dựa trên số tiền. Dữ liệu cần khớp tuyệt đối; chênh 1 đồng cũng được giữ để kiểm tra.
Không tìm thấy giao dịch, sai tài khoản hoặc lệch tiền thì chưa gửi sang nhà cung cấp. Ngân hàng tạm chưa có dữ liệu sẽ được giữ chờ kiểm tra lại, không đồng nghĩa khách chưa thanh toán. Hóa đơn thủ công không gắn đơn hàng Pay2S không áp dụng bước đối chiếu này.
Hàng mặc định chỉ áp dụng khi đơn không gửi danh sách hàng hóa. Dữ liệu chi tiết từ website được ưu tiên hơn. Nếu tên hoặc thuế chưa phù hợp, sửa quy tắc hàng hóa, không dùng một dòng mặc định thay thế đơn nhiều loại hàng.
Theo dõi sau khi bật
Kiểm tra Sandbox, theo dõi nháp và PDF, rà Hàng chờ, Nhật ký và Kiểm tra sức khỏe. Chỉ mở rộng sau khi đã thử đủ trường hợp điển hình và ngoại lệ. Đơn thiếu điều kiện vẫn được giữ để kiểm tra hoặc lập thủ công.
Câu hỏi thường gặp
Đơn cũ có tự chạy sau khi bật không?
Điều kiện tài liệu nêu là đơn phát sinh sau thời điểm bật; cần kiểm tra quy trình riêng cho đơn cũ.
Tự đối soát có tự phát hành lại không?
Không. Đối soát dữ liệu và phát hành là hai thao tác khác nhau; xem trạng thái trước khi xử lý tiếp.
